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Ersatz-SMS, wenn eine E-Mail nicht ankommt

Wenn eine E-Mail Ihrem Kunden nicht zugestellt werden kann, kann Foxdeli ihm zum selben Status eine SMS senden. Wie Sie die Ersatz-SMS einschalten, wann sie gesendet wird und was sie kostet.

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Manche E-Mails erreichen den Kunden nie – die Adresse in der Bestellung enthält einen Tippfehler, das Postfach existiert nicht mehr oder der Server des Empfängers lehnt sie ab. Bei gewöhnlichen Nachrichten ist das nicht so schlimm. Wartet aber eine Sendung an einer Abholstelle, erfährt der Kunde nichts davon und die Sendung geht zurück. Hier hilft die Ersatz-SMS: Kann die E-Mail zu einem Status nicht zugestellt werden, senden wir dem Kunden stattdessen eine SMS zum selben Status.

So schalten Sie die Ersatz-SMS ein

  1. Schalten Sie das SMS-Modul im Bereich Module ein (direkter Link). Die Anleitung finden Sie im Artikel SMS an Kunden.
  2. Öffnen Sie Kommunikation → Workflow und bearbeiten Sie den Workflow.
  3. Lassen Sie beim gewünschten Status die E-Mail eingeschaltet und wählen Sie in der Zeile „SMS“ die Option „Nur als Ersatz“.
  4. Speichern Sie die Änderungen mit der Schaltfläche „Speichern“.
Die Gruppe Lieferung im Workflow mit hervorgehobenen empfohlenen Status. Beim Status Bereit zur Abholung ist bei SMS Nur als Ersatz gewählt
Lassen Sie beim Status die E-Mail eingeschaltet und wählen Sie bei SMS „Nur als Ersatz“.

Über den Status des Workflows finden Sie den Hinweis „Ersatz-SMS, wenn eine E-Mail nicht ankommt“. Mit der Schaltfläche „Empfohlene Status hervorheben“ markieren Sie die Status, bei denen eine Ersatz-SMS eine Sendung am häufigsten vor der Rücksendung bewahrt: „Bereit zur Abholung“, „Letzter Abholtag“ und „1–5 Tage nicht abgeholt“. Der Hinweis wird nicht mehr angezeigt, sobald Sie im Workflow die Ersatz-SMS bei mindestens einem Status gespeichert haben.

Der Hinweis Ersatz-SMS, wenn eine E-Mail nicht ankommt über den Workflow-Status mit der Schaltfläche Empfohlene Status hervorheben
Der Hinweis über den Workflow-Status.

Der Text der Ersatz-SMS ist derselbe wie der SMS-Text des jeweiligen Status in der aktiven SMS-Vorlage. Sie bearbeiten ihn unter Kommunikation → SMS.

Wann die Ersatz-SMS gesendet wird

Die Ersatz-SMS wird gesendet, wenn die E-Mail dem Kunden aus der Bestellung wegen seiner Adresse nicht zugestellt werden kann:

  • die Adresse existiert nicht,
  • das Postfach ist aufgelöst, gesperrt oder voll,
  • der Server des Empfängers nimmt die Adresse nicht an,
  • wir haben die E-Mail nicht gesendet, weil die Adresse schon früher nicht funktioniert hat oder ungültig ist.

Die Unzustellbarkeitsmeldung muss uns innerhalb von 6 Stunden nach dem Versand der E-Mail erreichen. Die SMS wird dann sofort gesendet. Der Kunde erhält zum selben Status höchstens einmal eine Ersatz-SMS.

Wann die Ersatz-SMS nicht gesendet wird

  • Beim Empfänger gibt es nur ein vorübergehendes Problem. Wir versuchen noch, die E-Mail zuzustellen.
  • Der Server des Empfängers hat die E-Mail aus einem anderen Grund als der Adresse abgelehnt, zum Beispiel weil ein Spamfilter sie abgefangen hat.
  • Der Kunde hat E-Mails abbestellt oder früher eine E-Mail als Spam markiert.
  • Die Unzustellbarkeitsmeldung kam später als 6 Stunden nach dem Versand der E-Mail.
  • Beim Status ist für SMS „Immer“ eingestellt. Der Kunde hat die SMS ohnehin erhalten.
  • Beim Status senden Sie keine E-Mail, oder der Markt hat keine aktive E-Mail-Vorlage – die E-Mail wurde also gar nicht gesendet.
  • Der Markt hat keine aktive SMS-Vorlage, das SMS-Modul ist ausgeschaltet oder in der Bestellung fehlt die Telefonnummer.
  • Es handelt sich um einen Status, der sich bei einer Bestellung wiederholen kann: „Bestellung geändert“, „Lieferadresse geändert“, „Voraussichtliches Lieferdatum“ und „Voraussichtliches Lieferdatum - verzögert“.

Ob die Ersatz-SMS bei einem Status gesendet werden kann, zeigt der Workflow-Editor, wenn Sie mit der Maus auf das SMS-Symbol beim jeweiligen Status zeigen. Fehlt etwas, steht dort, was.

Was die Ersatz-SMS kostet

Für die Ersatz-SMS zahlen Sie genauso wie für eine normale SMS – für jedes gesendete Segment gemäß der Preisliste des SMS-Moduls. Ersatz-SMS werden in dieselbe Preisstufe eingerechnet wie alle anderen SMS. Sie zahlen nur für SMS, die tatsächlich gesendet wurden.

Wie viele Ersatz-SMS im laufenden Zeitraum gesendet wurden, sehen Sie im Panel des SMS-Moduls im Bereich Module. Der Administrator des Unternehmens findet sie außerdem separat aufgeführt unter Abrechnung → Abonnement.

In der Testversion werden Ersatz-SMS auf die kostenlosen SMS angerechnet.

Wo Sie die Ersatz-SMS sehen

In der Zeitleiste der Bestellung hat eine nicht zugestellte E-Mail den Vermerk „Statt der E-Mail wurde eine Ersatz-SMS gesendet.“ und die SMS das Label „Ersatz-SMS“. Bestellungen mit einer nicht zugestellten E-Mail finden Sie außerdem unter „Bestellungen mit Problemen“. Details finden Sie in den Artikeln E-Mails und SMS in der Zeitleiste der Bestellung und Hinweise auf nicht zugestellte Nachrichten.

Häufige Fragen

  • Kann ich für die Ersatz-SMS einen anderen Text schreiben? Noch nicht. Die Ersatz-SMS verwendet den SMS-Text des jeweiligen Status aus der aktiven SMS-Vorlage.
  • Wird dadurch die Adresse des Kunden korrigiert? Nein. Korrigieren Sie die Adresse in der Bestellung in Ihrem E-Shop, damit weitere E-Mails ankommen.

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